Eneseareng III: tööriistad produktiivsuse tõstmiseks

Oma igapäevaelus kasutan paari väga olulist tehnoloogilist abivahendit. Kõige üldisemas mõttes aitavad nad mul säästa vaimset ressurssi — nii saan kulutada rohkem aega ja energiat asjadele, mis on mulle päriselt olulised. Need moodustavad nii fundamentaalse osa mu tööriistakastist, et pean oluliseks nendest põhjalikult kirjutada hoolimata sellest, et mõned neist on sul ilmselt juba kasutusel.

1. Kalender

On kriitiline, et ma oleksin alati kursis, kui pean tegevust X kindlasti mingil fikseeritud ajal tegema. Selle jaoks kasutan kalendrit, kus on kirjas kõik tegevused, kuhu pean füüsiliselt/virtuaalselt kohale minema (loengud, koosolekud, üritused) või virtuaalselt/üksi midagi ära tegema.

Kalendri kasutamise puhul on kriitiline, et ta oleks ainsa tõe allikas. See tähendab, et kui kalendris midagi kirjas pole, võid olla kindel, et sel ajal tõepoolest ei ole sul ühtki kohustust, ja vastupidi. Vastasel juhul ei saa kalendrit usaldada ja pead ikkagi pidevalt kulutama energiat kontrollimisele, ega sa midagi ära ei unustanud — ja just seda aitab kalender vältida.

Mul on tuttav, kes ei kasuta kalendrit ja peab kõike meeles. Sellega on kaks parandamatut probleemi: a) ta unustab mõnikord üritusi ära ja b) ta kulutab tähelepanu pidevalt mõtlemisele, kas täna on mõni üritus.

Mina kasutan Google Calendari, enamasti läbi Sunrise Calendari desktop– ja mobiilirakenduste. Mu üritused on organiseeritud nelja peamisse kalendrisse: loengud/praktikumid, muud ETH/Zürichi üritused, inimestega kokkusaamised, kõik muu. Lisaks sellele on mul eri organisatsioonidega jagatud kalendrid ja paar harvemini kasutatavat kalendrit.

2. Märkmik

Mul juhtub üsna tihti, et väga ebamugaval ajal — voodis enne magamajäämist, tänaval kõndides, keset vestlust — tuleb mulle mõni oluline idee. Aeg on ebamugav sellepärast, et mul ei ole aega selle ideega edasi tegeleda ning alternatiiv ehk äraunustamine ei ole ka väga hea¹.

Selle jaoks kasutan ma virtuaalset märkmikku: Google Keepi, kus saab teha märkmeid ja nimekirju — nii telefonis kui arvutis ja Keep hoolitseb selle eest, et kõik oleks sünkroniseeritud. Tüüpiliselt panen päeva jooksul telefoni kirja 3-10 asja ja kord päevas või natuke harvemini vaatan tehtud märkmed arvutis üle ning otsustan, mida edasi teha. Tüüpilised kasutusjuhud:

• Sõber ütleb mulle vestluses mingi laheda veebilehe/toote/filmi/vmt nime, mille telefoni kirja panen.
• Enne magamaminekut on mu aju üsna vabas režiimis ja tuleb igasuguste ideedega lagedale.
• Näen tänaval või ülikoolis koridoris kõndides põnevat reklaami/kuulutust, millega kohe tegeleda ei ole aega.
• Olen keskendunud õppimisele, aga üsna suvaliselt tuleb mulle pähe tohutult hea äriidee. Panen selle kirja ja mõtlen hiljem edasi.

Keep aitab mul mõtte või info kiiresti tallele panna, ükskõik kui ebamugavas olukorras see tekib, ja edasi töödelda siis, kui mul rohkem vaba tähelepanu või aega on. Ma julgen lausa öelda, et ma ei unusta mitte midagi, sest ma ei jäta kunagi midagi meelde.

3. To-do list

To-do list ehk täitmist vajavate ülesannete nimekiri² aitab järge pidada, mida teha on vaja — näiteks mõnes projektis või sünnipäevapeo korraldamisel või koolitööde tegemisel. To-do list ei sisalda (erinevalt kalendrist) tingimata tähtaegu, see võib olla lihtsalt järjestus (kõigepealt vali kuupäev, siis kutsu külalised, siis osta tort) või lihtsalt hulk tegevusi, mis on vaja sõltumata järjekorrast ära teha (pese köögipõrand, vaheta elutoas lambipirn ära, osta poest porgandeid).

Mina kasutan Workflowyt, mis on oma olemuselt list, mille iga element võib olla list ja nii edasi lõpmatuseni. Selline hierarhiline struktuur tundub väga hästi klappivat minu mõtlemisega, seega kasutan Workflowyt mitte ainult to-do listina, vaid ka üldiselt oma mõtete struktureeritud kujul üleskirjutamiseks. Näiteks tegin ühe 2014. aastal antud loengukonspekti Workflowys.

Workflowy võimsus to-do listina on hierarhilisus. Näiteks sünnipäevapidu korraldades olid mu ülesanded umbes sellised (ma ei kirjuta siin kõiki ülesandeid välja):

• korista korter
  • korista elutuba
    • võta tolmuimejaga tolmu
    • pühi klaverilt tolm
  • korista vannituba
    • pese peegel ära
• käi poes
  • osta süüa
    • puuviljad
      • banaanid
      • pirnid
    • juurviljad
      • porgandid
    • dipikaste
• valmista korter õhtuks ette
  • pane muusika käima
  • pane valgus paika
  • pane toit välja

Ülesande täpne sisu ei ole nii oluline kui see, et ma saan ülesandeid lõpmatult pisemateks osadeks jagada. Kui mõni to-do tundub liiga tüütu või palju aega nõudev, siis jaotan ta väiksemateks tükkideks — see on väga kasulik taktika suurte ülesannete ründamiseks.

Väga oluline oskus on to-dode sõnastamine. Motivatsioon sõltub väga palju ülesande sõnastusest, näiteks:

• projekt
• tee projekti
• alusta projektiga
• kuluta 10 minutit projektile
• tõsta üks suur betoonplokk sessi-Taivo pealt ära, et saaks episoodi The Office’it vaadata³

4. Info leidmine, filtreerimine ja talletamine

See sektsioon sisaldab mitut eri tööriista ja meetodit, aga kaugem eesmärk on kõigil sama: aidata inimajul toime tulla suure infovooga, mis meid iga päev tabab.

Info leidmine

Kui info on alati kiiresti käeulatuses, on palju lihtsam fakte kontrollida ja üldiselt vähem eksida (mõtle, kas ilma Google’ita läheksid 10 korda päevas raamatukokku, et mingile lühikesele küsimusele vastust saada). Ajasääst on siin vähemoluline tegur.

Info kiireks leidmiseks kasutan Chrome’i otsingumootorite lühendeid (lingi taga on juhend, kuidas neid üles seada). Kirjutades aadressiribale ‘w Estonia’ (ilma jutumärkideta), otsin inglisekeelsest Wikipediast artiklit Eesti kohta. Analoogselt saan lühenditega väga kiiresti (alla sekundi) otsida infot:

• di -> Cambridge English Dictionary
• fb -> Facebook
• gi -> minu Githubi konto
• imdb -> IMDB
• qs -> õigekeelsussõnaraamat
• tg -> Google Translate’i tõlge saksa keelest inglise keelde
• udict -> Urban Dictionary
• wa -> WolframAlpha
• wikie -> eestikeelne Wikipedia
• wikt -> Wiktionary
• yt -> Youtube

Info filtreerimine

Minu jaoks on kaks kõige suuremat sissetuleva info kanalit meilid ja Facebook. Ilmselt oled kuulnud meilifiltritest — need aitavad automaatselt sorteerida sissetulevaid meile kaustadesse. Näiteks võin saata kõik aadressilt @finnair.com tulevad meilid automaatselt arhiivi, sest ma saan sealt ainult spämmi.

Kui kombineerida Gmailis meilifiltrid trikiga, et plussmärgi järele võib oma meiliaadressi ükskõik mida panna⁴, saab meilide liikumist kergesti automatiseerida. Mul on filter, mis saadab kõik mu [email protected] tulevad meilid kausta ‘Blogid’ ja lisan end uudiskirjalistidesse alati selle aadressiga.

Facebooki uudisvoo filtreerimine on tülikam, aga natukese vaevaga on võimalik ka sellest endale mõistlik infoallikas teha. Põhiline filter, mida uudisvoole saab rakendada, on valitud inimeste (või veebilehtede) postituste uudisvoost eemaldamine. Näiteks kui mulle ei meeldi, et Peeter jagab iga päev 14 korda Telegrami uudiseid, siis ma võin klikkida postituse paremas ülemises nurgas noolel ja lõpetada tema postituste nägemise.

Facebooki filtreerimisel on oht panna ennast ise mulli sisse, kuhu jõuab ainult info, mis sulle meeldib. Sellepärast on minu reeglid Facebooki filtreerimisel: a) kui meeldib, siis jääb alles, b) kui ei meeldi, siis jääb alles, c) kui mul on täiesti ükskõik, siis ei jää see info mu uudisvoogu alles.

Info talletamine

Lisaks Keepile, kus hoian ajutiselt märkmeid, ja Workflowyle, mida kasutan mõtete pikaajaliseks struktureeritud hoidmiseks, tahan mõnikord salvestada veebilehti, teha pikema tekstiga märkmeid, hoida alles PDFe (näiteks ainete loenguslaide) jne — ja eelnimetatud dokumente kuidagi struktureerida. Selleks kasutan Evernote’i. Saan brauserist ühe nupuvajutusega salvestada terve veebilehe — näiteks uudisartikli või blogipostituse — ja siis hiljem lugeda⁵ või igaks juhuks tulevikuks alles hoida.

Kokkuvõte

Kõigi eelnimetatud nelja tehnika korraga oma ellu sisseviimine võtaks palju vaeva. Soovitan alustada ühest — kalender on hea koht, kust alustada — ja kulutada nädal-paar sellega harjumiseks.

On ka palju muid viise, kuidas säästa oma tähelepanu ja aega ning organiseerida oma elu. Üks lehekülg, kus sellistest asjadest kirjutatakse (paljude muude asjade hulgas), on LifeHacker ja kui seal kirjutatu tundub liiga elementaarne või igapäevane, soovitan lugeda LessWrongi.

Järgmiste postitustega kursis olemiseks liitu uudiskirjaga:

Kaanepilt: harrychapman, avaldatud litsentsi CC BY-NC all. Originaali on siin modifitseeritud.

Jaga:

1. ma ei usalda oma aju piisavalt, et arvaks, et kõik mul meeles püsib
2. Kas eesti keeles pole head lühikest väljendit?
3. Mul oli ülikooli hindamisskeemi ja loengute korralduse tõttu raske end õppima motiveerida — aga on oluline, et ma semestri ajal õpiksin, sest muidu on mul eksamisessiooni ajal väga raske. Lõin motivatsiooni tõstmiseks endale kujutluspildi, et sessi-Taivo on kokkuvarisenud maja alla jäänud ja iga ülesanne, mille ära teen, tõstab ühe betoonploki sessi-Taivo pealt ära. Iga ülesande eest oli ka auhind — võisin ühe osa The Office’it vaadata. Siiani töötab.
4. kui su aadress on [email protected], siis ka aadressidele [email protected] või [email protected] saadetud meilid jõuavad su postkasti
5. Selle asemel, et päeva jooksul 10 artiklit eri hetkedel lugeda, on efektiivsem lugeda õhtul need kõik järjest läbi — nii säästad kontekstivahetuse pealt tähelepanuressurssi.